Miejsce Targów
Bydgoskie Centrum Targowo-Wystawiennicze
ul. Gdańska 187, 85-674 Bydgoszcz ( dalej także : „tereny wystawiennicze”, „tereny targowe”)
Organizator Targów
Izba Gospodarcza „Wodociągi Polskie”,
ul. J. Kasprowicza 2, 85-073 Bydgoszcz
Termin i godziny trwania Targów
27-28 maja 2024r. w godz. 10.00 – 17.00
29 maja 2024r. w godz. 10.00 – 15.00
Termin i godziny pracy Biura Targowego
W dniu 29 maja 2024r. w godz. 8.00 – 20.00
W czasie trwania Targów w godz. 10.00 – 17.00
1. Postanowienia ogólne
1.1. Przepisy niniejszego Regulaminu obowiązują wszystkich Uczestników XXX Międzynarodowych Targów Maszyn i Urządzeń dla Wodociągów i Kanalizacji WOD-KAN 2024 (dalej: „Targi”) organizowanych przez Izbę Gospodarczą „Wodociągi Polskie” z siedzibą w Bydgoszczy (dalej: „Organizator”). Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się, że Uczestnik to każda osoba przebywająca na terenie Targów w trakcie ich trwania oraz osoby upoważnione do przebywania na terenie wystawienniczym przed ich rozpoczęciem i po zakończeniu.
1.2. Wejście na teren Targów oznacza zgodę Uczestnika na podporządkowanie się zasadom i wytycznym wprowadzanych powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i zarządzeniami Organizatora obowiązującymi na terenie Targów związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19 (jeżeli takowe obowiązują w czasie trwania Targów). W tym uczestnictwo w Targach jest jednocześnie wyrażeniem zgody przez Uczestnika na przetwarzanie przez Organizatora danych dotyczących stanu zdrowia, w tym przekazania danych do właściwej miejscowo powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej (wyłącznie w zakresie prawidłowej realizacji uczestnictwa w Targach) w rozumieniu art. .9 ust.2 lit. a), c), d), h), i) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1),
1.3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część umowy uczestnictwa w Targach.
1.4. Regulamin jest dostępny w Biurze Organizatora oraz na stronie Organizatora www.targi-wod-kan.pl
2. Zasady uczestnictwa w Targach
2.1. Warunkiem uczestnictwa w Targach jest przesłanie do siedziby Organizatora w terminie do dnia 29.02.2024r. formularza Zgłoszenia uczestnictwa w Targach, (dalej także: „Zgłoszenie”), wygenerowanego z systemu składania zamówień i czytelnie podpisanego przez osobę uprawnioną do reprezentowania podmiotu dokonującego zgłoszenia oraz dowodu uiszczenia na rachunek bankowy Organizatora przedpłaty w wysokości 40% całkowitych kosztów udziału w Targach, wynikających ze Zgłoszenia, chyba, że płatność następuje na podstawie faktury proforma.
2.2. Organizator rozpoczyna przyjmowanie zgłoszeń w dniu 14 grudnia 2023 r. od godziny 9:00 za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie https://wod-kan-2024.exposupport.pl/exhibitor/register
Organizator zastrzega, że dokumenty zgłoszeniowe przesłane przed podanym terminem traktowane będą jako nadesłane z datą 14 grudnia 2024 r. o godzinie 9:30.
Aby skorzystać z możliwości złożenia zamówienia, należy uprzednio założyć bezpłatne konto Wystawcy pod adresem: https://wod-kan-2023.exposupport.pl/
Dla Wystawców, którzy zarejestrowali się na portalu WOD-KAN 2.0 oraz skutecznie złożyli i opłacili zamówienie na wirtualne stoisko prezentujące firmę, możliwość rejestracji udziału w Targach będzie udostępniona wcześniej i będą o tym poinformowani w odrębnych wiadomościach.
2.3. Zgłoszenie uczestnictwa w Targach przesłane do Organizatora po upływie wyznaczonego w pkt 2.1. terminu będzie rozpatrywane jedynie w sytuacji istnienia po stronie Organizatora możliwości techniczno-organizacyjnych, takich jak np. dostępność powierzchni wystawienniczej (dalej: „ możliwości techniczno-organizacyjne”).
2.4. Warunkiem przyjęcia Zgłoszenia uczestnictwa po dniu 29.02.2024r. jeżeli istnieją możliwości techniczno-organizacyjne, jest przesłanie wypełnionego i podpisanego w sposób określony w pkt 2.1. formularza Zgłoszenia uczestnictwa wraz z potwierdzeniem uiszczenia przedpłaty w wysokości 80% całkowitych kosztów udziału wynikających ze Zgłoszenia.
2.5. Warunkiem przyjęcia Zgłoszenia uczestnictwa po dniu 31.03.2024r., jeśli istnieją możliwości techniczno-organizacyjne, jest przesłanie wypełnionego i podpisanego w sposób określony w pkt 2.1. Zgłoszenia wraz z potwierdzeniem wpłaty 100% całkowitych kosztów udziału wynikających ze Zgłoszenia.
2.6. Przesłanie wypełnionego i podpisanego przez osobę uprawnioną do podpisywania umów zgłoszenia uczestnictwa jest równoznaczne ze złożeniem oferty uczestnictwa w Targach.
2.7. W przypadku niewłaściwego wypełnienia formularza zgłoszenia uczestnictwa, Organizator ma prawo żądać ponownego wypełnienia formularza. Wszelkie skutki niewłaściwego wypełnienia Zgłoszenia uczestnictwa ponosi zgłaszający.
2.8. Zgłoszenie jest rozpatrywane przez Organizatora zgodnie z terminem wpływu. Lokalizacja stoiska jest uzależniona od kolejności wpływu Zgłoszenia i terminowego opłacenia zaliczki.
Jako termin wpływu zgłoszenia, w przypadku rejestracji on-line, przyjmowany jest dokładny czas jego zarejestrowania na serwerze Organizatora.
2.9. Propozycję lokalizacji stoiska, zgodną z otrzymanym zgłoszeniem, po jego zatwierdzeniu i otrzymaniu zaliczki, przygotowuje i przesyła biuro Targów, na adres e-mail przypisany do konta Wystawcy w systemie rejestracyjnym. Wskazane miejsce uwzględnia kolejność przesłania zgłoszenia. Akceptacja lub uwagi do proponowanego umiejscowienia stoiska powinny zostać odesłane najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania propozycji. Brak odpowiedzi (lub informacji o konieczności przedłużenia podanego terminu) będzie traktowany jako zgoda na przesłaną lokalizację.
2.10. Organizator informuje o przyjęciu oferty uczestnictwa w Targach i zawarciu umowy uczestnictwa w Tragach, przesyłając w formie elektronicznej potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa, które po potwierdzeniu jego przyjęcia przez Organizatora, jest równoważne z zawarciem umowy przez obie strony.
2.11. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia oferty uczestnictwa w Targach, także w sytuacji gdy Zgłoszenie uczestnictwa (wraz z potwierdzeniem wpłaty) zostanie przesłane w terminie, lecz przyjęcie oferty nie będzie możliwe z powodu niezgodności oferty w zakresem tematycznym Tragów bądź braku możliwości techniczno-organizacyjnych. W takim przypadku zgłaszającemu przysługuje zwrot wpłaconej na poczet Targów kwoty, jednak nie przysługują mu jakiekolwiek inne roszczenia z tytułu odmowy przyjęcia Zgłoszenia uczestnictwa.
2.12. W Targach mogą uczestniczyć podmioty prezentujące ofertę zgodną z zakresem tematycznym Targów z wyłączeniem usług gastronomicznych. Zakres ekspozycji na poszczególnych stoiskach określają sami Wystawcy, jednak niedozwolone jest eksponowanie towarów niezgodnych z tematyką Targów.
2.13. W przypadku, gdy Wystawca dzieli stoisko z inną firmą, jest on zobowiązany do przekazania Organizatorowi informacji o Współwystawcy na formularzu zgłoszeniowym oraz uiszczenia stosownych opłat za Współwystawcę wynikających z formularza zgłoszeniowego tj. opłaty za Współwystawcę oraz opłaty za obowiązkowy wpis do katalogu targowego.
W przypadku niezgłoszenia Współwystawcy, zgodnie z powyższym pkt. Wystawca zostanie obciążony karą pieniężną w wysokości 1 000 PLN + 23% VAT za każdego niezgłoszonego Współwystawcę.
2.14. Niedozwolone jest umieszczanie cen na eksponatach, a podczas trwania Targów obowiązuje całkowity zakaz wywożenia (nawet sprzedanych) eksponatów z terenów wystawienniczych.
2.15. Możliwość wynajęcia sal konferencyjnych w trakcie trwania Targów przewidziana jest wyłącznie dla Wystawców i Współwystawców.
2.16. W uzasadnionych przypadkach Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany pierwotnej lokalizacji poszczególnych stoisk. Zmiany te mogą nastąpić z powodu zaistnienia przeszkód w zakresie warunków i/lub możliwości techniczno-organizacyjnych. Organizator zastrzega jednocześnie, że przygotuje teren powierzchni wystawowej zgodnie z ewentualnymi, obowiązującymi wytycznymi epidemicznymi, co także może mieć wpływ na powierzchnię i lokalizację stoiska.
W takim przypadku uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.
3. Zasady i terminy płatności za uczestnictwo w Targach
3.1. W przypadku płatności na podstawie zgłoszenia, wraz z przesłaniem uzupełnionego formularza należy przesłać dowód wpłaty kwoty stanowiącej 40% całkowitych kosztów udziału w Targach wynikających ze Zgłoszenia, z zastrzeżeniem o którym mowa w ust 2 pkt 2.3 i 2.4. W przypadku płatności na podstawie faktury zaliczkowej wiążący jest termin wynikający z dokumentu kosztowego.
3.2. Wpłata pozostałej kwoty winna nastąpić w terminie wynikającym z faktury VAT wystawionej przez Organizatora.
3.3. Organizator wystawia faktury bez podatku od towarów i usług (VAT) z tytułu usług targowych, zamawiającym te usługi Wystawcom mającym siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w państwie Unii Europejskiej (UE), albo w państwie poza terenem UE pod warunkiem, że odbiorcą usługi nie jest Wystawca/Współwystawca mający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
3.4. Warunkiem wystawienia faktury bez podatku od towarów i usług (VAT) kontrahentom zagranicznym z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej w państwie UE jest podania EU VAT ID w formularzu zgłoszeniowym.
3.5. Należności za usługi zamawiane podczas trwania Targów i bezpośrednio przed ich rozpoczęciem, nie ujęte w Zgłoszeniu, zostaną rozliczone po zakończeniu Targów. Organizator gwarantuje realizację tychże usług w sytuacji istnienia warunków i/lub możliwości techniczno-organizacyjnych.
3.6. Przekazanie stoiska oraz powierzchni wystawienniczej nastąpi pod warunkiem uregulowania wymagalnej kwoty wynikającej z zawartej umowy uczestnictwa w Targach. W przypadku nieuregulowania kwoty stanowiącej całość kosztów udziału w Targach przed ich rozpoczęciem, Organizator zastrzega sobie prawo do nieudostępnienia stoiska wraz z powierzchnią wystawienniczą, tudzież do powstrzymania się z przekazaniem materiałów targowych do czasu zapłaty. W takim przypadku Wystawcy nie przysługuje jakiekolwiek roszczenie wobec Organizatora z tego tytułu.
3.7. Wpłat należy dokonywać na rachunek bankowy Izby Gospodarczej „Wodociągi Polskie”:
Santander Bank Polska S.A.
70 1090 1072 0000 0001 4931 7459
3.8. Wszelkie kwoty związane z udziałem w Targach winny być uiszczane w PLN, niezależnie od tego czy siedziba Wystawcy/Zgłaszającego mieści się na terenie Polski czy poza nim.
3.9. Wystawca/Zgłaszający ponosi wszelkie koszty związane z prowizjami i opłatami bankowymi.
4. Rezygnacja z uczestnictwa
4.1. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Targach po dniu 29.02.2024r., wpłacona przedpłata nie podlega zwrotowi.
4.2. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa po dniu 20.04.2024r., Wystawca/Zgłaszający zobowiązany jest do uiszczenia całości kosztów udziału w Targach, wynikających ze Zgłoszenia.
4.3. Odwołanie uczestnictwa w Targach może nastąpić jedynie w formie pisemnej. Odwołanie należy przesłać do Organizatora listem poleconym. Za datę odwołania uczestnictwa przyjmuje się datę wpływu pisma do siedziby Organizatora.
4.4. Zmiana rodzaju zabudowy stoiska po dniu 15.04.2024r. spowoduje obciążenie Wystawcy/Zgłaszającego pełnymi kosztami wynikającymi z procesu przygotowania zabudowy. Rezygnacja z zabudowy wykonywanej przez Organizatora w terminie wcześniejszym niż dzień 15.04.2024r. odbywa się na podstawie pisemnego oświadczenia i nie pociąga za sobą konsekwencji finansowych.
4.5. Wystawca, który nie dotrzyma warunków Zgłoszenia poprzez nieuczestniczenie w Targach lub uczestniczenie w niepełnym wymiarze, zobowiązany jest do uiszczenia wszystkich kosztów i opłat wskazanych w Zgłoszeniu, a także z nim związanych, oraz innych kosztów poniesionych przez Organizatora z tego tytułu.
5. Organizacja ekspozycji, rozładunek i załadunek eksponatów
5.1. Organizator zapewnia wykonanie zabudowy stoiska w wersji podstawowej zgodnie z zamówieniem Wystawcy, jednocześnie zobowiązuje się do zapewnienia wyposażenia dodatkowego zgodnego z zamówionym w formularzu Zgłoszenia .
5.2. W przypadku, gdy projekt stoiska lub zamówienie wyposażenia dodatkowego odbiega od standardowego, wymaga dodatkowych uzgodnień i akceptacji ze strony Organizatora.
5.3. Zamówienie wyposażenia dodatkowego po dniu 20.04.2024r. będzie realizowane w miarę możliwości oraz dostępności zamówionego wyposażenia. Koszt tego wyposażenia może być wyższy od podanego w formularzu Zgłoszenia.
5.4. Zamówienie dodatkowych elementów wyposażenia stoisk lub usług w czasie dnia organizacyjnego tj. 26.05.2024 r. skutkuje zwiększeniem kosztów o 50% w stosunku do ceny wyjściowej.
5.5. Zamówienie dodatkowych elementów wyposażenia dla stoisk z zabudową własną wiąże się ze zwiększeniem cen zawartych w formularzach o 50%.
5.6. Instalacja elektryczna na poszczególnych stoiskach musi być wyposażona w rozdzielnię oraz wyłącznik główny napięcia i winna być wykonana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszelkie prace elektryczne mogą wykonywać jedynie osoby posiadające stosowne uprawnienia wykorzystując tylko materiały atestowane.
5.7. Przyłącza zasilania w energię elektryczną oraz podłączenia dopływu i odpływu wody i ścieków wykonywane są jedynie przez służby techniczne Organizatora.
5.8. W przypadku zabudowy własnej, należy do dnia 5.04.2024r. przesłać Organizatorowi projekt stoiska z uwzględnieniem wymagań określonych w załączniku „Regulamin techniczny i przepisy przeciwpożarowe”. Projekt musi także spełniać wymagania przepisów prawa budowlanego. W przypadku podwieszenia elementów nad stoiskiem, termin przesłania projektu upływa 29.02.2024r.
5.9. Zabrania się Wystawcom oraz wykonawcom zabudowy:
Mocowania do jakichkolwiek elementów konstrukcyjnych hali wystawienniczej, w tym podłóg reklam, elementów zabudowy stoisk i innych przedmiotów,
Uniemożliwiania lub ograniczania dostępu do tablic rozdzielczych, wyłączników energii elektrycznej i urządzeń systemu przeciwpożarowego,
Ustawiania tablic, reklam i innych konstrukcji poza obrębem wyznaczonego stoiska.
Uniemożliwiania lub ograniczenia dostępu do wejść i wyjść oraz dróg ewakuacyjnych.
5.10. W okresie prac przygotowawczych, w dniach 20.05.2024-25.05.2024r. tereny targowe są udostępniane wykonawcom zabudowy w godzinach 8:00-21:00, a w dniu 26.05.2024 r w godzinach 8:00-19:00.
5.11. Rozpoczęcie przez wykonawcę zabudowy prac montażowych jest dozwolone jedynie po przejęciu stosownym protokołem wyznaczonego pod zabudowę terenu. Prace montażowe powinny być zakończone najpóźniej 25.05.2024r. do godziny 21.00. W dniu 26.05.2024r. możliwe są jedynie drobne prace wykończeniowe (z wyłączeniem malowania, szlifowania i wiercenia itp.).
5.12. Aranżacja stoisk wystawienniczych musi umożliwiać dostęp do wszelkich urządzeń technicznych. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za wybudowanie stoiska niezgodnego z zaakceptowanym projektem, niespełniającego wymagań przepisów budowlanych, przeciwpożarowych i bhp. Organizator ma prawo do przeprowadzania kontroli sprawdzających realizację budowy stoisk, w tym dokumentacji projektowej, atestów użytych materiałów. Nieprzestrzeganie powyższych wymagań skutkuje wstrzymaniem prac montażowych, niedopuszczeniem Wystawcy do objęcia stoiska, a w przypadkach rażących zaniedbań – nakazaniem demontażu stoiska lub demontażem przez Organizatora na koszt Wystawcy.
5.13. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za uporządkowanie stoiska i przyległych do stoiska powierzchni każdorazowo po zakończeniu prac montażowych.
5.14. W czasie przygotowywania zabudowy, tj. w dniach 20.05.2024-26.05.2024r. obowiązuje zakaz parkowania pojazdów przy halach oraz na wytyczonych stoiskach i w ciągach komunikacyjnych na terenie zewnętrznym. Po zakończeniu rozładunku wszystkie pojazdy należy niezwłocznie przestawić na miejsca parkingowe wskazane przez Organizatora i jego służby porządkowe.
5.15. Stoiska, których zabudowę wykonuje Organizator są udostępniane Wystawcom do wyposażenia oraz przygotowania ekspozycji na 24 godziny przed otwarciem Targów. Możliwe jest przekazanie stoiska Wystawcy wcześniej, po uprzednim porozumieniu z Organizatorem.
5.16. Eksponaty, materiały reklamowe, artykuły spożywcze oraz materiały przeznaczone do budowy i wyposażenia stoisk przywożone przez Wystawców zagranicznych podlegają polskim przepisom celnym.
5.17. Za niezgłoszenie do odprawy celnej przywiezionych z zagranicy towarów lub błędnie wypełnioną dokumentację celną, Wystawca odpowiedzialny jest wobec Polskiego Urzędu Celnego. W przypadku odprawy towarów przeznaczonych do budowy i wyposażenia stoisk zaleca się stosowanie karnetów A.T.A.
5.18. Rozładunek i załadunek eksponatów i innych towarów odbywa się przez Generalnego Spedytora Targów, zgodnie z zamówieniem usług w formularzu Zgłoszenia.
5.19. Transport i spedycja eksponatów oraz innych materiałów odbywa się na koszt (zgodnie z taryfą spedycyjną) i ryzyko Wystawcy.
5.20. Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia obsługi stoiska do ustalonej przez Organizatora godziny zamknięcia Targów. Nie jest dopuszczalna wcześniejsza likwidacja stoiska. W przypadku wcześniejszej likwidacji stoiska lub niezapewnienia jego obsługi w godzinach otwarcia Targów Wystawca zostanie obciążony karą pieniężną w wysokości 5 000 PLN + 23% VAT za każdą godzinę.
5.21. Wystawca ponosi odpowiedzialność finansową za wyrządzone szkody w wyposażeniu stoiska oraz elementach zabudowy. Wystawca zobowiązuje się do zwrotu w stanie niepogorszonym ponad normalne zużycie wszelkich elementów udostępnionych mu w ramach wykonywanej usługi zabudowy stoiska. W przypadku uszkodzeń, stwierdzonych protokołem podpisanym przez obie strony i niemożliwych do usunięcia bez ich uszkodzenia, Wystawca poniesie koszt 150 zł netto, za każdą zniszczoną ścianę systemową oraz aktualną rynkową cenę aluminium zależną od elementu lub elementu wyposażenia dodatkowego. Dotyczy to także uszkodzeń spowodowanych przez elementy przekraczające zadeklarowany ciężar lub gabaryty.
5.22. W przypadku, gdy stoisko jest wykorzystane przez dwie lub więcej firm, Wystawca zobowiązany jest poinformować o tym fakcie Organizatora z jednoczesnym wskazaniem która z nich jest reprezentantem wobec Organizatora.
5.23. Po demontażu stoiska Wystawca zobowiązany jest do uprzątnięcia zajmowanej powierzchni ekspozycyjnej i przekazania jej Organizatorowi stosownym protokołem.
5.24. W przypadku nieuzgodnionego opóźnienia w demontażu eksponatów oraz elementów zabudowy stoiska, Organizator zastrzega sobie prawo do przemieszczania pozostawionych elementów na koszt i ryzyko Wystawcy.
5.25. Po oficjalnym zakończeniu Targów Organizator nie gwarantuje dozoru eksponatów oraz wyposażenia pozostawionych na stoisku. Demontaż oraz likwidacja stoiska następuje wyłącznie w dniu 29.05.2024 r. w godzinach 16.00-23.00 oraz w dniu 1.06.2024 r. w godzinach 8.00-21.00 i w dniu 2.06.2024 r. w godzinach 8.00-17.00. Ochrona mienia w tym czasie jest obowiązkiem Wystawcy, który powinien je zabezpieczyć we własnym zakresie.
5.26. Po zakończeniu prac rozbiórkowych, Wystawca jest zobligowany do pozostawienia uprzątniętej powierzchni wystawienniczej (bez ścian, wykładzin, resztek taśm, farb, itp.) oraz przylegających do niej ciągów komunikacyjnych i sąsiednich stoisk. Nie usunięte podczas demontażu elementy zabudowy uważane są za mienie porzucone. Będzie ono uprzątnięte i zutylizowane na koszt Wystawcy. Ponadto Wystawca może zostać obciążony dodatkowymi kosztami związanymi z nieprzekazaniem w terminie terenów wystawienniczych podwykonawcom i administratorowi obiektu.
6. Karty wstępu i zaproszenia
6.1. Do przebywania na terenie terenów wystawienniczych w czasie organizacji, trwania oraz likwidacji Targów upoważniają Wystawców i obsługę stoisk (w tym hostessy) stosowne identyfikatory wydane przez Organizatora. Identyfikatory nie mogą być odstępowane osobom trzecim.
6.2. Wystawcy, w ramach opłaty za udział w Targach otrzymują karty wstępu w ilości uzależnionej od wielkości stoiska:
– Stoiska do 12 m/kw – 3 identyfikatory,
– Stoiska od 13 do 20 m/kw – 4 identyfikatory,
– Stoiska od 21 do 48 m/kw – 6 identyfikatorów,
– Stoiska powyżej 48 m/kw – 8 identyfikatorów.
Dodatkowe identyfikatory można odpłatnie zamówić za pośrednictwem formularza na koncie Wystawcy.
6.3. Karty parkingowe dla Wystawców przydzielane są w zależności od zamówionej powierzchni wystawienniczej, jednak ze względu na ograniczoną ilość miejsc, na jedno stoisko nie może przypadać więcej niż dwie karty parkingowe, upoważniające do pozostawienia pojazdu w trakcie trwania imprezy oraz godzin, o których mowa w pkt. 8.8.
– Stoiska do 40 m/kw – 1 karta parkingowa,
– Stoiska od 41 m/kw – 2 karty parkingowe.
7. Katalog, reklama, fotografowanie i filmowanie
7.1. Każdy Wystawca i Współwystawca biorący udział w Targach zobowiązany jest do zamieszczenia w katalogu Wystawców płatnego wpisu zawierającego dane teleadresowe firmy oraz krótką informację na temat obszaru działalności zgodnie z formularzem zamieszczonym na portalu wystawcy.
Wpis powinien zostać umieszczony w stosownym formularzu w dniu przesłania zgłoszenia do Organizatora.
7.2. Wystawca może zamówić dodatkowe wpisy do katalogu również firm reprezentowanych pod warunkiem wpisania tych podmiotów do formularza zgłoszeniowego.
7.3. Każdy Wystawca może zamówić odpłatną reklamę zgodnie z odrębnym cennikiem przekazanym w późniejszym terminie.
7.4. Wystawca ma prawo do reklamowania swojej oferty wyłącznie na stoisku. Jakakolwiek forma reklamy poza własnym stoiskiem Wystawcy możliwa jest jedynie za zgodą Organizatora po zamówieniu odpowiednich form (reklama dźwiękowa, reklama w katalogu targowym, reklamy wielkoformatowe na ogrodzeniu, balony, potykacze, kolportaż ulotek, czasopism itp.).
Brak zgody upoważnia Organizatora do usunięcia reklamy na koszt i ryzyko Wystawcy oraz obciążenia Wystawcy opłatą porządkową stanowiącą 200% kwoty wynikającej z usług umieszczonych w formularzu zgłoszeniowym.
7.5. Brak zgody Organizatora na wykonywanie jakichkolwiek działań reklamowych przez Uczestnika skutkuje usunięciem reklamy na koszt i ryzyko Uczestnika oraz obciążenia Uczestnika opłatą porządkową w wysokości 10 000 zł.
7.6. Reklama dźwiękowa możliwa jest jedynie za pośrednictwem radiowęzła targowego po wypełnieniu odpowiedniego zamówienia dostępnego w Biurze Targowym i przekazaniu go Organizatorowi.
7.7. Organizator zastrzega sobie prawo do filmowania i fotografowania stoisk oraz do wykorzystywania posiadanych materiałów do celów promocyjnych Targów bez zobowiązań wobec poszczególnych Wystawców oraz osób trzecich.
7.8. Wystawca ma prawo do filmowania i fotografowania wyłącznie swojego stoiska pod warunkiem, że nie powoduje to zakłóceń w organizacji i przebiegu Targów.
7.9. Fotografowanie i filmowanie terenów wystawienniczych przez osoby trzecie wymaga posiadania pozwolenia ze strony Organizatora.
8. Przepisy porządkowe
8.1. Każdy Wystawca oraz pracownicy firm wykonujących zabudowę zobowiązani są do ścisłego przestrzegana „Regulaminu technicznego i przepisów przeciwpożarowych”.
8.2. Wystawcy oraz pracownicy firm wykonujących zabudowę zobowiązani są do zapoznania się z rozmieszczeniem podręcznego sprzętu gaśniczego i hydrantów oraz ze sposobem ich użycia w przypadku zaistnienia zagrożenia pożarowego.
8.3. Wszyscy uczestnicy Targów zobowiązani są do natychmiastowego wykonywania doraźnych poleceń wydawanych przez służby ochrony przeciwpożarowej Organizatora, oraz służb ochrony obiektów dotyczących bezpieczeństwa.
8.4. Wystawcy oraz firmy wykonujące zabudowę ponoszą całkowitą odpowiedzialność za szkody wynikłe z funkcjonowania urządzeń oraz osób je obsługujących w czasie przygotowania ekspozycji, jej trwania oraz demontażu stoisk.
8.5. Organizator jest zobowiązany do wytyczenia miejsc składowania odpadów i śmieci oraz ich regularnego oczyszczania.
8.6. Wystawca zobowiązany jest do usunięcia ze stoiska oraz ciągów komunikacyjnych sąsiadujących z nim opakowań eksponatów na bieżąco. Ostateczne usunięcie opakowań musi nastąpić w przeddzień otwarcia Targów tj. 26.05.2024r. do godz. 16.00.
8.7. Sprzątanie stoisk w okresie trwania Targów odbywa się każdego dnia począwszy od niedzieli 26.05.2024r. w godzinach wieczornych i nocnych. Usługa jest realizowana na wszystkich stoiskach w hali i na terenie ekspozycji zewnętrznej, z wyjątkiem pomieszczeń i pawilonów na terenie zewnętrznym zamkniętych na klucz.
8.8. Zaopatrzenie stoisk w materiały promocyjne i artykuły spożywcze, naprawa uszkodzeń oraz zmiany w wystroju stoisk mogą być dokonywane w godzinach, gdy tereny wystawiennicze są zamknięte dla zwiedzających. Wjazd na tereny targowe dla Wystawców oraz wymienione wyżej działania są możliwe w okresie trwania Targów w godzinach 8.00-9.00 oraz 18.00-19.00.
8.9. Pozostawienie pojazdu bez uprzedniej zgody organizatora na terenie targowym, a także poza godzinami trwania imprezy oraz godzin o których mowa w punkcie 8.8 – skutkować będzie opłatą porządkową w wysokości 200 PLN brutto za każdy pojazd za jeden dzień targowy dla pojazdów posiadających kartę parkingową, o której mowa w punkcie 6.5. W przypadku pozostałych pojazdów (bez karty parkingowej) opłata wynosić będzie 300 PLN.
8.10. Wyznaczone ciągi komunikacyjne i drogi ewakuacyjne muszą być zawsze drożne. Zabrania się parkowania pojazdów oraz składowania eksponatów i opakowań w miejscach do tego nieprzeznaczonych. Pojazdy i materiały pozostawione w ciągach komunikacyjnych i miejscach do tego nieprzeznaczonych będą z nich usuwane na koszt i ryzyko Wystawcy lub wykonawcy zabudowy.
8.11. Organizator ma prawo do ograniczenia ruchu kołowego pojazdów, w tym ciężarowych, w szczególności w dniach poprzedzających otwarcie Targów poprzez wprowadzenie kaucyjnych kart wjazdu. W przypadku przekroczenia deklarowanego czasu postoju, pobrana kaucja nie podlega zwrotowi.
8.12. Organizator zastrzega sobie prawo do odmówienia montażu ekspozycji na stoisku w przypadku, gdy uzna to za niebezpieczne lub uciążliwe dla otoczenia.
8.13. Organizator dopuszcza eksponowanie pojazdów mechanicznych oraz urządzeń z silnikami spalinowymi w hali wystawienniczej z tym zastrzeżeniem, że ich uruchamianie do celów demonstracyjnych dopuszczalne jest wyłącznie na terenie zewnętrznym.
8.14. Eksponowanie pojazdu mechanicznego lub urządzenia z silnikiem spalinowym w hali wystawienniczej musi zostać każdorazowo uzgodnione z Organizatorem z uwzględnieniem regulacji dotyczących zabudowy stoisk oraz przepisów przeciwpożarowych. W uzasadnionych przypadkach, szczególnie związanych z bezpieczeństwem imprezy i osób przebywających na obiekcie, Organizator zastrzega sobie prawo odmowy prezentacji pojazdu lub maszyny w hali wystawienniczej proponując alternatywne stoisko na terenie ekspozycji zewnętrznej.
8.15. Na terenach wystawienniczych obowiązują zasady ruchu drogowego. Maksymalna prędkość pojazdów mechanicznych nie może przekraczać 20 km/h.
8.16. Każdy Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania Regulaminu oraz poleceń służb porządkowych Organizatora. Ciąży na nim odpowiedzialność za wszelkie uchybienia ze strony własnej, swoich pracowników, Współwystawców.
8.17. W czasie przygotowania, trwania oraz demontażu Organizator posiada przywileje właściciela terenu, co upoważnia go do wydawania poleceń obowiązujących wszystkich Uczestników.
8.18. W przypadku publicznego wykonywania lub odtwarzania utworów muzycznych Wystawca jest zobowiązany do uzyskania we własnym zakresie zgody organizacji powołanych do zarządzania prawami twórców oraz do zapłaty na ich rzecz stosownego wynagrodzenia. Obowiązkiem każdego uczestnika jest respektowanie obowiązujących przepisów z zakresu prawa autorskiego i praw pokrewnych.
8.19. Zabrania się ekspozycji żywych zwierząt bez uprzedniej zgody Organizatora.
8.20. Zabrania się wnoszenia na teren Targów broni, amunicji, materiałów wybuchowych oraz przedmiotów zagrażających bezpieczeństwu osób, oraz innych przedmiotów lub substancji zabronionych obowiązującymi przepisami prawa.
9. Ubezpieczenie, ochrona terenów wystawienniczych
9.1. Tereny wystawiennicze są dozorowane przez służby ochrony Organizatora.
9.2. Zaleca się wszystkim Wystawcom indywidualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej wynikającej z uczestnictwa w Targach, a także ubezpieczenie mienia znajdującego się na terenach targowych (eksponaty, sprzęt i urządzenia na stoisku itp.).
9.3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody i ubytki w mieniu Uczestników Targów, spowodowane przez osoby trzecie albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub wskutek siły wyższej, a także niezależną od Organizatora przerwą w dostawie wody lub prądu tudzież innymi podobnymi przyczynami przed, w trakcie i po zakończeniu Targów .
9.4. Na wyłączenie odpowiedzialności Organizatora z przyczyn, o których mowa w pkt 9.3. nie mają wpływu podejmowane przez Organizatora środki zabezpieczenia terenów wystawienniczych, o których mowa w pkt 9.1.
9.5. Wystawca jest zobowiązany do obsługi swojego stoiska od momentu otwarcia hal wystawienniczych do chwili ich zamknięcia.
10. Reklamacje i roszczenia
10.1. Wszelkie reklamacje Uczestników Targów wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
10.2. Reklamacje dotyczące przygotowania stoisk, w tym ich lokalizacji i rozmiarów, powierzchni wystawienniczej powinny być zgłaszane w Biurze Targowym w dniu poprzedzającym otwarcie Targów. Pozostałe reklamacje i roszczenia dotyczące uczestnictwa w Targach należy składać w dniach trwania Targów, a gdy nie było to możliwe z przyczyn niezależnych od Wystawcy w terminie 14 dni od dnia zakończenia Targów. Reklamacje i roszczenia zgłoszone w terminie późniejszym nie będą uwzględniane.
10.3. Reklamacja powinna być zgłoszona w sposób umożliwiający jej weryfikację, tj. w sposób, który umożliwi przedstawicielom Organizatora zebranie odpowiedniego materiału dowodowego, np. dokumentacji fotograficznej, oświadczeń osób biorących udział w Targach itp. Jeśli zebranie materiału dowodowego nie jest możliwe z przyczyn dotyczących Wystawcy, Organizator rozpatruje reklamację dokonując oceny faktów podanych przez Wystawcę wg własnej oceny z uwzględnieniem zasad doświadczenia życiowego.
10.4. Ustne porozumienia pomiędzy uczestnikami a Organizatorem oraz wszelkie decyzje i oświadczenia wymagają pod rygorem nieważności pisemnego potwierdzenia.
10.5. Organizator przystąpi do rozpatrzenia reklamacji niezwłocznie po ich otrzymaniu.
10.6. Komisarz Targów oraz upoważnione przez niego osoby są jedynymi uprawnionymi przedstawicielami Organizatora do podejmowania decyzji związanych z przygotowaniem oraz przebiegiem Targów.
11. Postanowienia końcowe
11.1. Wszystkich Uczestników Targów obowiązują przepisy prawa wspólnotowego Unii Europejskiej oraz przepisy wewnętrznego prawa Rzeczypospolitej Polskiej.
11.2. Integralną częścią niniejszego Regulaminu uczestnictwa jest Regulamin techniczny i przepisy przeciwpożarowe. Obowiązują one wszystkich Uczestników XXX Międzynarodowych Targów Maszyn i Urządzeń dla Wodociągów i Kanalizacji WOD-KAN 2024.
11.3. Uczestnicy nie przestrzegający postanowień niniejszego Regulaminu i wydanych przez Organizatora Targów poleceń, ponoszą całkowitą odpowiedzialność za wszystkie szkody i straty Organizatora Targów oraz osób trzecich.
11.4. W przypadkach niezależnych od Organizatora, zastrzega on sobie prawo do odwołania, skrócenia, przesunięcia terminu, zmiany organizacji lub częściowego zamknięcia Targów. W takim przypadku uczestnikom nie przysługuje prawo do odszkodowania lub zmniejszenia opłat za uczestnictwo.
11.5. Organizator nie będzie ponosić odpowiedzialności i będzie chroniony przed wszelkimi roszczeniami w przypadku zaistnienia jakichkolwiek konfliktów, sporów, w tym wynikających z epidemii COVID-19 z wszelkimi organami i jednostkami rządowymi i samorządowymi, na terenie których właściwości których odbywają się Targi lub z innymi podmiotami w odniesieniu do całości Targów, które mogą mieć negatywny wpływ na Wystawców i Zwiedzających. Wystawca potwierdza, że Organizator również poniósł szkodę w wyniku powyższego i w związku z powyższym rezygnuje z wszelkich roszczeń o odszkodowanie z tego tytułu. Jakiekolwiek świadczenia pieniężne uiszczone przez Wystawcę na rzecz Organizatora w związku z Targami pozostają własnością Organizatora.
11.6. W przypadku odwołania Targów z przyczyn dotyczących COVID-19 przez Organizatora, Wystawca wyraża zgodę na otrzymanie w zamian za uiszczone i niezwrócone środki vouchera do realizacji na poczet przyszłych wydarzeń w obszarze działalności Organizatora w ciągu roku od dnia planowanego rozpoczęcia Targów WOD-KAN 2024.
11.7. Dane zawarte w Zgłoszeniu uczestnictwa będą wykorzystywane przez Izbę Gospodarczą „Wodociągi Polskie” wyłącznie dla celów marketingowych i statystycznych oraz przy organizacji kolejnej edycji Targów.
11.8. Za naruszenie postanowień Regulaminu Organizator ma prawo obciążyć Wystawcę dodatkową opłatą porządkową w wysokości do 50% należnej opłaty za uczestnictwo w Targach.
11.9. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu udziału w Targach oraz robót, dostaw i usług zleconych Organizatorowi przez Wystawców poddaje się orzecznictwu właściwych sądów powszechnych w Bydgoszczy.
11.10. W celu zwiększenia bezpieczeństwa i ochrony zdrowia wszystkich uczestników targów w związku z COVID-19 tym minimalizowanie ryzyka zakażenia uczestników, Organizator zastrzega możliwość zamiany Regulaminu, wydania zarządzeń bezwzględnie wiążących Uczestników w celu dostosowania do stanu epidemicznego, obowiązujących przepisów i wytycznych właściwych organów. Wyżej wskazane zmiany Regulaminu i zarządzenia opublikowane zostaną na stronie internetowej Targów: www.targi-wod-kan.pl oraz znajdować się będą w recepcji Targów
11.11. Organizator w granicach przewidzianych przez powszechnie obowiązujące przepisy prawne i wytyczne właściwych organów wyłącza odpowiedzialność wobec Uczestników za wszelkie skutki zdrowotne związane z przyjazdem oraz uczestnictwem w Targach.
11.12. Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia 01.12.2023r.
